Tak, jak każda inna firma, również i biuro wirtualne nie może obyć się bez sprzętów, umożliwiających wykonywanie obowiązków służbowych. Jest to specyficzna działalność, bowiem służy ono nie tylko przedsiębiorstwu właściciela. Tym bardziej trzeba więc zapewnić wszystkie niezbędne rzeczy, aby klienci byli zadowoleni. Jeżeli biuro nie ma odpowiedniego wyposażenia, warto po prostu poszukać innego.
Wirtualne biuro – charakter działalności
Każda działalność rządzi się swoimi prawami. Biuro wirtualne to stosunkowo nowy pomysł na biznes. Ludzie wciąż się do niego jeszcze przekonują. Najchętniej korzysta się z takich miejsc w Warszawie. Jest ich tam też najwięcej. Należy wspomnieć jednak, że coraz więcej innych miast jak chociażby Łódź, rozwija się pod tym kątem. Społeczeństwo powoli dostrzega sens skorzystania z usługi, jaką jest adres na wynajem. Poza tym dostrzega się, że biuro wirtualne to nie tylko możliwość zarejestrowania firmy pod prestiżowym adresem, ale też pomoc w wielu kwestiach. W zależności od firmy można uzyskać tutaj bowiem także inne usługi. Niektóre biura wirtualne oferują doradztwo, pomoc prawną czy księgową. Może to być korzystne zwłaszcza dla świeżych działalności. Osobom jeszcze niedoświadczonym w biznesie na pewno się to przyda. Z usług księgowych zresztą chętnie korzystają też i doświadczeni przedsiębiorcy. Po prostu wolą zlecić swoją rachunkowość osobie z zewnątrz niż zatrudniać księgową u siebie. Jest to dużo tańsze i lepsze rozwiązanie w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw. Ponieważ wybór biur wirtualnych jest coraz większy, warto zorientować się na rynku. Lepiej przemyśleć swój wybór, aby mieć zapewnione maksimum korzyści, na jakich zależy firmie.
Woda do biura nie tylko dla pracowników
Poza tym bardzo dobrym zjawiskiem w biurze wirtualnym jest zaopatrzenie w wodę. Oczywiście, pracodawca ma obowiązek zapewniać napoje swoim pracownikom w konkretnych warunkach. Poza tym jednak dobre wrażenie robi, jeśli woda jest do użytku pojawiających się w lokalu gości. Czy lepiej, aby woda była w butelkach czy w dystrybutorach? Woda dla pracowników może znajdować się w dystrybutorach. Będzie bowiem na pewno szybko wypita. Dla klientów jednak zdecydowanie lepiej, aby mogli korzystać z wody w małych butelkach. Taki napój pozostaje dłużej świeży i wygląda lepiej, kiedy gość klienta może się napić, nalewając sobie wodę prosto z zamkniętej dotąd butelki.
Tonery do drukarki i inne akcesoria biurowe
Przy wyborze odpowiedniego dla siebie biura, warto przyjrzeć się, jakie ma ono wyposażenie biurowe. Najczęściej korzystać z niego będą zatrudnieni na miejscu pracownicy. Efekty ich pracy jednak będą prezentowane klientowi korzystającemu z usług. Często na przykład kopiowana będzie korespondencja i inne elementy. Tanie tusze do drukarek mogą sprostać wymaganiom, jeśli są kompatybilne ze sprzętem drukującym i kopiującym. Warto jednak zwrócić uwagę na te urządzenia. Czy firma używa kompleksowych maszyn przeznaczonych do biur czy zwykłej domowej drukarki? To drugie rozwiązanie jest niedopuszczalne w szanującej się firmie. Warto także, aby w biurze znalazły się:
- przybory do notowania
- tablice do prezentacji
- rzutnik i służbowe laptopy
- telefony i faksy
Jeśli biuro wirtualne oferuje możliwość wynajmowania pomieszczeń na godziny, to szczególnie wskazane jest, aby pozwalało na wygodne z nich korzystanie. Biznes musi być prowadzony w sprzyjającej temu przestrzeni. W pokojach konferencyjnych na pewno przydadzą się więc rzutnik i laptop. Poza tym powinna tam być tablica, na której można notować. Dzięki temu przedsiębiorca będzie mógł zaprezentować najważniejsze dane swojemu kontrahentowi albo klientowi. Poza tym muszą być oczywiście telefony i faksy. Nie tylko po to, aby ktoś mógł się skontaktować z biurem, by wykupić pakiet usług. Są to sprzęty niezbędne również ze względu na to, że wiele biur oferuje odbieranie połączeń i faksów w imieniu zarejestrowanej pod wynajętym adresem firmy. Jeśli już przy pierwszej rozmowie telefonicznej jakość połączeń nie jest zadowalająca, warto przemyśleć korzystanie z usług takiego biura. Szczególnie jest to ważne, jeśli wiele klientów kontaktuje się z przedsiębiorstwem tą drogą.
Wartościowe źródła informacji związanych z tematem:
- Pb.pl – portal internetowy z informacjami przydatnymi dla przedsiębiorców
- FK Partner – strona internetowa firmy oferującej adres na wynajem w Warszawie
- Water Project – witryna internetowa firmy dostarczającej wodę do biura
Podsumowanie
Wybór biura wirtualnego powinien być uzależniony od zakresu usług, jakie ono oferuje. Jeśli chce się skorzystać tylko z tych podstawowych, to na pewno możliwości będzie wiele. Z tego względu warto zwracać uwagę również na wyposażenie, aby wybrać to, którego właściciel naprawdę profesjonalnie podchodzi do klienta.