rozliczenia rachunkowości

Tradycyjne usługi rachunkowe czy nowoczesne oprogramowanie?

Istnieją dwa rodzaje prowadzenia księgowości: w siedzibie firmy bądź w biurze zewnętrznym. Zależnie od rozmiarów i typu zarządzanej firmy któraś z opcji może mieć więcej zalet. Dlatego właśnie ważne jest, aby dobrze przeliczyć korzyści i straty związane z każdym z tych wyborów.

Usługi księgowe wewnątrz i na zewnątrz

rozliczanie pełnej księgowościNależałoby na początek rozważyć zakres usług księgowych. Nie są to tylko liczby i wykresy. Księgowość to także wszelkie powiązane z danymi sprawy. Mam na myśli na przykład doradztwo i analizę zebranych danych. Oczywiście, kluczowe jest prowadzenie bieżących sprawozdań, z których publikacji firma jest rozliczana. To jednak nie wszystko, co należy do zadań księgowej. Wiele zależy od tego, co zamierza się osiągnąć i jakie jest zapotrzebowanie, ale profesjonalny finansista zajmuje się szeregiem powiązanych spraw. Przykładowy zakres działań księgowych:

  • prowadzenie bieżącej sprawozdawczości, np. ksiąg rachunkowych,
  • kontakt z urzędami, składanie sprawozdań i inne,
  • analiza kosztów i doradztwo, aby je zminimalizować,
  • pomoc we wdrożeniu systemów księgowych w firmach,
  • opracowywanie firmowej polityki rachunkowości,
  • sprawozdania do GUS,
  • monitoring zobowiązań firmowych i należności

Od zewnętrznej firmy zazwyczaj można więcej oczekiwać niż od księgowej zatrudnionej w firmie. Inna jest bowiem relacja między pracodawcą a przełożonym, a inna między dwoma współpracującymi przedsiębiorstwami.

Usługi rachunkowe a własna księgowa

prowadzenie ksiąg rachunkowychJest wiele różnic pomiędzy działaniami zewnętrznych firm, a własną księgową na miejscu. Ze względu na to, że można łatwiej się komunikować z osobą na miejscu, na pewno księgowy w firmie będzie lepszy. Jest jednak wiele innych istotnych kwestii, które decydują o tym, że firma wybiera akurat tę a nie inną możliwość. Jednym z ważnych zagadnień jest to, że księgowa w firmie może zachorować i wówczas pojawia się problem z tym, kto wypełni sprawozdania tak, aby były na czas. Kiedy masz natomiast wynajęte usługi w biurze zewnętrznym, takie sprawy cię nie interesują. Nawet tanie biuro rachunkowe zawsze zadba, abyś miał wszystkie potrzebne dokumenty zgodnie z obowiązującymi terminami. Ewentualne błędy czy dostarczenie sprawozdań po czasie wiążą się dla biura rachunkowego z dużymi kosztami. Przeważnie bowiem możesz odnieść się do zapisu w umowie, który stwierdza, że w takiej sytuacji karę płaci właśnie firma, z którą współpracujesz. Poza tym, kiedy chcesz mieć księgową na miejscu, musisz dbać o jej edukację i zapewnienie dostępu do bieżących informacji. Być może będzie trzeba wysłać ją na szkolenie do Torunia albo zakupić nowe książki. Koszty oprogramowania także nie są małe. W przypadku jednak większej firmy księgowy albo księgowi, bo wówczas zazwyczaj jest ich kilku, sprawiają, że działa ona sprawniej. Przy mniejszym biznesie jednak posiadanie własnego pracownika od księgowości przeważnie się nie opłaca.

Oprogramowanie dla firm usprawnieniem stacjonarnej księgowości

oprogramowanie dla firm do księgowościAlternatywą dla usług zewnętrznego biura jest samodzielne zadbanie o to, aby księgowość pomagała w rozwoju firmy. Ważne jest przede wszystkim, aby zatrudnić kompetentną na to stanowisko osobę. Poza tym jednak można usprawnić księgowość za pomocą zakupu dobrze dopasowanego programu. Dzięki temu nie będzie trzeba się martwić o rzeczy, które dotychczas stanowiły minus posiadania księgowej na miejscu w firmie. Mowa na przykład o tym, że w razie choroby taka księgowa będzie mogła wykonać najpotrzebniejsze rzeczy zdalnie w oprogramowaniu. Poza tym jest to duże ułatwienie dla oceny efektywności przebiegających w placówce procesów. Z łatwym w obsłudze i funkcjonalnym programem prosta okaże się nawet pełna księgowość. Program ten powinien jednak dać się lubić przez pracownika, który się tym zajmuje. Nie od dziś wiadomo bowiem, że wśród księgowych jest wiele pań, niemających wcześniej styczności z oprogramowaniem komputerowym. O ile w większych miastach jak Wrocław ludzie łatwiej dostosowują się do potrzeb rynku pracy, o tyle w mniejszych miejscowościach często stoją w miejscu. Może więc wymagać trochę zachodu nauczenie pracownika obsługi nowego systemu. W porównaniu jednak z tradycyjnym prowadzeniem księgowości oprogramowanie księgowe ma wiele zalet. Chroni na przykład przed zaginięciem dokumentacji.


Szczegółowe informacje dotyczące poruszanych zagadnień:

  • dGCS.NET – witryna internetowa firmy tworzącej oprogramowanie dla firm do księgowości
  • Storno – strona internetowa przedstawiająca tanie biuro rachunkowe z Wrocławia
  • Money.pl – internetowy portal finansowy prezentujący analizy i aktualności

Podsumowanie

Każdy przedsiębiorca ma wybór między usługami rachunkowymi zewnętrznymi i tymi prowadzonymi w firmie. Poza tym, wybierając te drugie pozostaje jeszcze decyzja czy lepiej działać w sposób tradycyjny, czy korzystać z profesjonalnego oprogramowania. Choć system księgowy to koszty, to jednak pozwala bardziej efektywnie zarządzać firmą i sprawdza się zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach.